انبارداری چیست؟ آشنایی با انواع سیستم‌های انبارداری

انبارداری یکی از موارد مهم در بحث لجستیک است که مسائلی نظیر سازماندهی انبار، تشکیل سیستم دریافت، حسابداری و قراردادن موجودی‌ها در انبار را حل می‌کند. امروزه انبارداری نقش مهم و به‌سزایی در فرایندهای یک کسب‌وکار ایجاد می‌کند. انبارداری پایه و اساس ذخیره‌سازی محصولات به حساب می‌آید و این امکان را فراهم می‌کند تا کسب‌وکارها بتوانند خدمات بهتری به مشتریان ارائه داده و هزینه‌های خود را کاهش دهند. علاوه براین، انبارداری و ذخیره‌سازی موجودی بر انواع مختلفی از فرایندهای تولید و فروش تاثیرگذار است؛ از خرید و تهیه مواد خام گرفته تا مدیریت صحیح موجودی و ارسال سفارشات به مشتریان.

در این مقاله قصد داریم تا ضمن تعریف انبارداری، با انواع سیستم‌های انبارداری آشنا شوید. با ما تا انتهای مطلب همراه باشید.

 تعریف انبار

انبار محل نگهداری کالاهایی است که قصد داریم در آینده از آن استفاده کنیم و علاوه بر چیدمان اصولی و منطقی کالاها و اقلام در آن و مدیریت بهینه تمامی فرآیندهای عملیاتی، لازم است تا از لحاظ فیزیکی و اطلاعاتی نیز به روز باشد. انبار محلی است که تقریبا تمامی اقلام، مواد اولیه و کالاهای یک سازمان در آن نگهداری می‌شود و نقش غیر‌قابل انکاری در روند تولید، فروش و توزیع هر سازمانی دارد. روش نگهداری کالاها و اقلام در انبار، کیفیت نگهداری کالاها، فرآیندهای عملیاتی و بسیاری موضوعات دیگر ارتباط مستقیمی با موضوع انبار و سیستم‌های انبارداری دارند. برای انجام تمام امور انبارداری می‌توانید با استفاده از نرم‌افزار انبارداری قیاس به راحتی انجام دهید.

یک انبار مطلوب و بهینه، مکانی است که امکان دسترسی به کالاها به راحتی امکان‌پذیر بوده و قابلیت نگهداری تمامی کالاها و اقلام موجود در یک مجموعه را داراست. فارغ از اینکه در چه صنعتی فعالیت می‌کنید، می‌توان گفت یکی از نقاط قوت هر مجموعه‌ای، انبارهای آن مجموعه و فرآیندهای عملیاتی مرتبط با آن است.

انواع انبار 

به لحاظ شکل ساختمانی انبارها در سه گروه اصلی قرار می‌گیرند:

1. انبارهای محصور : انبارهایی که مسقف و کاملا محصور بوده و نگهداری کالاها در آن از ایمنی بالایی برخوردار است. اکثر سوله ها و ساختمانهای مورد استفاده جهت‌انبار در صنایع گوناگون، در این گروه قرار می گیرند.

2. انبارهای مسقف و نیمه محصور : این نوع انبارها جهت محافظت کالاها و محصولات در برابر بارندگی و تابش نور مستقیم آفتاب، صرفا مسقف بوده و فاقد دیواره های جنبی و درهای کنترل ورود و خروج هستند. در بنادر و گمرکات و همچنین محلهای بارانداز، عموما از این نوع انبارها استفاده می گردد.

3. انبارهای روباز : برخی کالاها و قطعات هیچگونه الزامی در رابطه با شرایط،روش و محل نگهداری ندارند. در واقع این نوع کالاها را می توان در محوطه روباز نگهداری نمود بدون آنکه مشکلی جهت نگهداشت آنها در شرایط اقلیمی متفاوت بوجود بیاید.

انبارداری چیست؟

حالا که با تعریف انبار آشنا شدید به مسئله‌ی مهم انبارداری می‌پردازیم. انبارداری به عنوان یکی از اجزای مهم فرایند لجستیک تعریف شده و شامل اقدامات مختلفی در زمینه مدیریت تامین یا سازماندهی ورودی‌ها و خروجی‌ها، یا به عبارتی دیگر جریان ورود و خروج کالاها و محصولات در یک سازمان می‌شود.

به بیانی ساده‌تر، انبارداری عبارت است از فرایند ذخیره‌سازی کالاهای فیزیکی یا موجودی‌های یک کسب و کار در یک انبار یا تاسیسات ذخیره‌سازی، پیش از آن که به فروش رسیده یا توزیع شوند. انبارها نه تنها محصولات را به‌شکل ایمن ذخیره‌سازی کرده و از آن‌ها حفاظت می‌کنند، بلکه امکان ردیابی موقعیت و مکان یک کالا، زمان رسیدن آن، مدت زمان حضور در انبار و میزان موجودی آن را نیز فراهم می‌کنند.

اهمیت انبارداری در لجستیک

انبارداری مقوله‌ای مهم و ضروری در مدیریت زنجیره تامین محسوب می‌شود؛ چرا که طی فرایندهای زنجیره تامین، کالاها و محصولات از سمت تولیدکننده به دست مصرف‌کننده نهایی آن‌ها رسیده و چنانچه عملکرد یک انبار بی‌فایده و نامطلوب باشد، ممکن است کل زنجیره تامین را تحت تاثیر خود قرار دهد. به عنوان مثال، کمبود کالا یا تاخیر در ارسال آن‌ها از سمت انبار، می‌تواند اثرات زیان‌باری بر زنجیره تامین و در نتیجه عملکرد سازمان داشته باشد.

دقت در انبارداری برای هر سازمان موضوع حیاتی محسوب می‌شود، برای بهتر انجام دادن این امور و همچنین دقت و نظارت کافی می‌توانید از انواع نرم‌افزار حسابداری استفاده کنید.

هدف از به کار‌بردن قوانین انبارداری، پشتیبانی از فرآیندهای تولید است که این امر با حفظ منابع، مواد و بسته‌بندی کافی برای تولید، زمینه را برای داشتن خروجی‌ها و محصولات بدون مشکل و وقفه زمانی فراهم می‌کند.

در واقع انبارها امکان دسترسی دائمی به محصولات و کالاها و امکان دریافت سیستماتیک کالاهای نهایی و تحویل به گیرنده مورد نظر را ایجاد می‌کنند. لازم به ذکر است که انبارها با فراهم آوردن دسترسی مداوم به منابع مورد نیاز برای تکمیل یک اقدام تبلیغاتی یا تولید مجموعه‌های تبلیغاتی، از فرآیندهای بازاریابی نیز پشتیبانی می‌کنند.

نکات مهم در طراحی انبار و انبارداری

• برای کالاها و اقلامی که استفاده زیادی دارند و یا اقلام سنگین و حجیم بهتر است که این کالاها نزدیک به محل مصرف انبار شوند و یا نزدیک در ورودی باشند.

• در قفسه بندی بهتر است اقلام حجیم و بزرگ در طبقات پایینتر چیده شوند.

• استفاده بهینه از ارتفاع در انبارها از نکات بسیار مهم است.

• قابلیت دسترسی به همه مواد وجود داشته باشد.

• خروج غیر قانونی اقلام باید توسط طراح به حداقل برسد.

• یک سیستم اطلاعاتی مناسب بایستی برای انبار طراحی گردد و یا از نرم افزارهای مناسب مانند نرم‌افزار حسابداری قیاس استفاده شود، تا بتوان با نظم بهتری از ورود و خروج اقلام مراقبت کرد.

اصول و روش انبارداری

یکی از موضوعات مهم در مدیریت انبارداری ، طراحی انبار و اصول مربوط به آن است. انبارها چه کوچک باشند و به‌شکل دستی و غیراتوماتیک فعالیت داشته باشند و چه بزرگ و کاملا اتوماتیک، در طراحی و راه‌اندازی آن‌ها باید سه اصل زیر مورد توجه قرار گیرد:

1. معیارهای طراحی انبار

معیارهای طراحی انبار به ویژگی‌های مرتبط با امکانات فیزیکی، گردش و حرکت محصول در انبار می‌پردازد. سه فاکتوری که در فرآیند طراحی انبار باید در نظر گرفته شوند، عبارتند از: تعداد طبقات انبار، ارتفاع فضای انبار و جریان محصولات انبار.

2. فناوری حمل و نقل

اصل دوم بر اثربخشی و کارایی فناوری حمل‌ونقل مواد در انبار تمرکز دارد. عناصر این اصل عبارتند از: تداوم حرکت و مقیاس حرکت.

3. طرح و برنامه ذخیره سازی

طراحی انبار باید ویژگی‌های محصول، به ویژه آن‌هایی که مربوط به حجم، وزن و ذخیره‌سازی آن می‌شود را مدنظر قرار دهد. حجم محصول یکی از نگرانی‌هایی است که هنگام تعریف برنامه ذخیره‌سازی انبار باید به آن پاسخ داده شود. محصولاتی که حجم فروش بالایی دارند، باید در مکانی ذخیره شوند که فاصله جابه‌‍جایی آن به حداقل برسد؛ مکان‌هایی مانند نزدیک راهروهای اولیه یا قفسه‌های ذخیره‌سازی که پایین‌تر قرار دارند. چنین مکان‌هایی مسافت حرکت و حمل طولانی مدت محصول را در انبار به حداقل می‌رساند.
 

انواع سیستم انبارداری

اساسا سه نوع سیستم انبارداری برای مشاغل وجود دارد که عبارتند از:

1. مدیریت انبار مستقل

سیستم انبارداری مستقل، به دلیل ویژگی‌های خاصی که در مدیریت دارند، دسته‌بندی می‌شوند. این نوع سیستم انبارداری را می‌توان بدون عملکردهای زنجیره تامین، برای فروش و برنامه‌ریزی درباره‌ی عملکرد یک محصول تخصصی به کار گرفت. همچنین در برخی از سیستم‌های انبارداری مستقل، تمرکز بر ارائه بهترین نوع حمل و نقل برای انبار نیز ارائه می‌شود. سیستم انبارداری مستقل به کاربران خدمات زیر را ارائه می‌دهد :

• مدیریت موجودی کالا

• ردیابی تاریخ انقضاء محصول

• شمارش چرخه ورود و خروج

• انبارگردانی

• اسکن بارکد

• ردیابی قرارگیری محصول

• چیدمان

• بسته‌بندی

• مدیریت و ردیابی حمل و نقل

سیستم انبارداری مستقل، اغلب برای مدیریت موجودی کالاها در نظر گرفته می‌شود، زیرا برای بسیاری از صنایع فراتر از مدیریت انبار، کنترل موجودی مهم است. نرم‌افزار حسابداری قیاس این امکان را برای شما فراهم کرده است تا با استفاده از نرم‌افزار انبارداری به راحتی به کنترل موجودی کالا و انجام دهید.

2. زنجیره تامین

سیستم انبارداری در این بخش از مدیریت جامع زنجیره تامین پشتیبانی می‌کند، در حالی که در مستقل فقط راه‌حل‌های انبارداری را پوشش می‌دهد. برخی از سازمان‌ها، زمانی که قصد استفاده از سیستم انبارداری را دارند، به زیرمجموعه مدیریت زنجیره تامین نیز فکر می‌کنند. زنجیره تامین دامنه وسیعی دارد و به کاربران کمک می‌کند تا روابط، فرآیند و ریسک‌های تجاری را ارزیابی کنند. انتخاب سیستم انبارداری ادغام شده با زنجیره تامین، به شرکت‌ها این فرصت را می‌دهد تا بین بخش‌های مختلف کسب و کار، انسجام خوبی برقرار کنند.

3. منابع انسانی

سیستم انبارداری بر پایه منابع انسانی، نرم‌افزاری قدرتمند است که توانایی‌های سیستم‌های دیگر را با هم ترکیب می‌کند و باعث پیشرفت در روند کاری سازمان‌ها می‌شود. از برنامه‌ریزی زنجیره تامین، حسابداری تا مدیریت ارتباط با مشتری، گزینه‌هایی است که این نوع سیستم انبارداری ارائه می‌دهد.

سیستم‌های انبارداری به عنوان زنجیره تامین و یکپارچه‌سازی مناسب انسانی با سیستم‌ انبارداری مستقل متفاوت هستند، زیرا مدیریت انبار را به عنوان بخشی از قابلیت‌های گسترده خود ارائه می‌دهند. بنابراین اولین تصمیمی که برای انتخاب نوع سیستم انبارداری می‌گیرید این است که آیا می‌خواهید در یک سیستم انبارداری تخصصی سرمایه‌گذاری کنید یا اینکه از یک محصول ترکیبی سود بیشتری خواهید برد؟ پاسخ به اندازه و اهداف تجاری سازمان‌ها بستگی دارد.

آشنایی با فلوچارت انبارداری

فلوچارت انبارداری، حرکت کالاهای انبار را در یک قالب بصری نشان می‌دهد. انواع فلوچارت‌ انبار را می‌توان حداقل در قالب سه مرحله تقسیم کرد: دریافت، ذخیره‌سازی و حمل و نقل. این نوع از فلوچارت انبارداری برای انبارهای کوچک یا خطوط تولید محدود، جایی که محصولات پس از دریافت از یکدیگر جدا نمی‌شوند، بهترین کارکرد را دارد. در اینجا مثالی از نمودار جریان ساده انبار به تصویر کشیده شده است:

فلوچارت‌ انبارداری متوسط رایج‌تر بوده و دارای مراحل بیشتری هستند. این نوع از فلوچارت‌ ها برای شرکت‌های متوسط تا بزرگ یا آن‌هایی که محصولات زیادی دارند، مفید است. فلوچارت‌‌های متوسط علاوه بر دارا بودن سه مرحله فلوچارت‌‌های ساده، شامل بخش‌هایی برای انجام امور مقدماتی هم هستند؛ بخش‌هایی نظیر قسمت‌های متعددی برای ذخیره‌سازی، اتاق ذخیره‌سازی سرد و گرم، ناحیه بسته‌بندی و جمع‌آوری و بخش تجمیع و حمل‌ونقل. یک فلوچارت انبارداری مدیوم می‌تواند در قالب نمودار زیر باشد :
 

فلوچارت انبارداری در حالت پیچیده بسته به نیاز محصول ممکن است 10 مرحله یا بیشتر داشته باشند. استفاده از این فلوچارت‌ها بیشتر در مواردی رایج است که مثلا دمای محصولات باید کنترل شوند، موجودی‌های انبار ارزش بسیار بالایی داشته یا محصولات از اجزای زیادی تشکیل شده باشند.

مراحل در فلوچارت‌ انبار پیچیده ، متنوع بوده و می‌توانند شامل انبار ذخیره، منطقه حمل‌ونقل، تولید، کنترل کیفیت و آماده‌سازی محصولات برای حمل‌ونقل باشد. براساس نوع کسب‌وکار، هریک از این مراحل می‌توانند دستخوش تغییر شوند. نمونه‌ای از فلوچارت انبارداری پیچیده در زیر آورده شده است :
 

مزایای انبارداری

1. سازماندهی و ذخیره سازی

مشاغلی که به انبار دسترسی دارند، توانایی سازماندهی بهتر کالاهای خود را دارند. این به آن‌ها اجازه می‌دهد تا روش‌های ردیابی یا ذخیره‌سازی موجودی را برای درک میزان موجودی موجود و همچنین ارزش آن پیاده‌سازی کنند. سازماندهی بهتر در انبار هم‌چنین می‌تواند به کارکنان انبار کمک کند تا کالاها را برای حمل و نقل به طور موثرتری پیدا و بسته‌بندی کنند.

2. مدیریت کار

یک انبار سازمان یافته با یک سیستم ردیابی کارآمد می‌تواند به کسب و کارها کمک کند تا نیازهای نیروی کار خود را بهتر درک کنند. این می‌تواند به آن‌ها کمک کند فقط تعداد کارگران انباری را که در حال حاضر به آن‌ها نیاز دارند استخدام و برنامه ریزی کنند. هم‌چنین به آن‌ها کمک می‌کند تا فصول شلوغ‌تری را پیش‌بینی کنند تا بتوانند کارکنان را زودتر از موعد استخدام و آموزش دهند.

3. حمل و نقل سریع‌تر

انتخاب یک انبار در مکانی مرکزی برای مشتریان کسب و کار نیز می ‌تواند به سرعت بخشیدن به زمان تحویل محصولات کمک کند. با انتخاب استراتژیک یک انبار متمرکز، مشاغل می‌توانند اقلام را سریع‌تر ارسال کنند. آن‌ها همچنین می‌توانند محصولاتی را به انبارهای اطراف ارسال کنند که به کارآمدتر و مقرون به صرفه‌تر شدن فرآیند تحویل کمک می‌کند. این می‌تواند به ویژه زمانی مفید باشد که یک تجارت به یک منطقه جدید گسترش یابد. با راه‌اندازی یک انبار جدید در مکان جدید، آن‌ها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که مشتریان بیشتری از حمل و نقل سریع شرکت که به آن معروف است، لذت می‌برند.

4. پردازش آسان بازده

پردازش بازده می‌تواند برای برخی از مشاغل چالش برانگیز باشد. دسترسی به انبار به برندها این امکان را می‌دهد که منطقه ای را برای بازگشت اختصاص دهند. هم‌چنین به کسب‌وکارها این فرصت را می‌دهد که خدمات برگشتی اضافی مانند چاپ برچسب‌های برگشتی پیش‌پرداخت یا اشتراک‌گذاری اطلاعات ردیابی بازگشت ارائه دهند.

​​​تفاوت انبارداری قدیمی با انبارداری مدرن

برای درک بهتر انبارداری قدیمی با انبارداری مدرن باید به تفاوت این دو نوع انبارداری بپردازیم. به طور کلی انبارداری مدرن، به انبار‌هایی گفته می‌شود که آن انبار از تجهیزات نو و وابسته به اینترنت بهره‌مند شده باشد و در سیستم آن انبار از نرم‌افزار انبارداری برای مدیریت انبار به کار گرفته شود که به این نوع انبارداری به اصطلاح انبارداری مدرن گفته می‌شود.

از جمله مهم‌ترین مزیت این نوع انبارداری می‌توان به کاهش ضریب خطا و مدیریت آسان آن در کنار کاهش احتمال اشتباه در جا به جایی ناصحیح محصول اشاره کرد. انبارداری مدرن به دلیل هوشمند بودن به نیروی انسانی کمتری نیازمند بوده و همین امر به صورت قابل توجه ای هزینه‌ها را کاهش می‌دهد؛ ولی انبارداری قدیمی به نیرو‌های انسانی بسیار وابسته بوده و دارای خطای بیشتر با هزینه بیشتر می‌باشد که احتمال به وجود آمدن نقص در این نوع انبارداری به دلیل کمبود تجربه یا بی‌مسئولیت بودن انباردار یا کمک انباردار و پرسنل‌ها بسیار زیاد می‌باشد.
 

جمع‌بندی

در پایان می‌توان گفت موضوع انبار و انبارداری، از جنبه‌های مختلفی قابل بررسی و مطالعه است که توجه کامل به تمامی جوانب آن، کمک شایانی به تسهیل روش‌های عملیاتی در حوزه لجستیک و بهبود شرایط کار در سازمان می‌نماید. انبارداری در بهبود عملکرد لجستیک نقش اساسی دارد که در سازمان‌ها باید به آن توجه ویژه کرد.

امروزه برای انجام امور انبارداری از نرم‌افزارهای مختلف حسابداری استفاده می‌شود. نرم‌افزار حسابداری  قیاس با رفع نیازهای شما به روند رو به رشد و سود رسانی شرکت یا سازمان شما کمک به سزایی می‌کند. برای خرید نرم‌افزار حسابداری مورد نیازتان می‌توانید با کارشناسان ما در قیاس تماس بگیرید.